Política Manejo de Información y Datos Personales

1. Identificación

1. Responsable Del Tratamiento: CONTRAFUERTE F.A. LTDA, es una compañía perteneciente al sector de la construcción e identificada con el Nit. 900.156.496-4.
2. Domicilio: Villavicencio - Meta
3. Dirección: Calle 15 No. 40-01 Centro Comercial y Empresarial la Primavera Urbana Lobby 1 Oficina 904.
4. Correo Electrónico: contrafuertefaltda@gmail.com
5. Teléfono: (8) 6848671
6. Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es ÁREA ADMINISTRATIVA, a través del correo electrónico: contrafuertefaltda@gmail.com

2. Marco Legal

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013.
• Decreto 1074 de 2015.

3. Objetivo General

Ésta política pretende garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política (habeas data - derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre), así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

4. Definiciones

CONTRAFUERTE F.A. LTDA tiene en cuenta las siguientes definiciones en el tratamiento de datos personales, acorde con el texto de la Ley:

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Base de datos: conjunto de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
5. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
6. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
7. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
9. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
10. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

5. Principios

CONTRAFUERTE F.A. LTDA aplicará los siguientes principios, en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

1. Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos personales, se sujeta a las normas expedidas y vigentes sobre la materia.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados y manejados por CONTRAFUERTE F.A. LTDA obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley y está informada al Titular mediante los mecanismos autorizados para ello.
3. Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización y cuentan con autorización del Titular acorde con los mecanismos indicados por las normas vigentes o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CONTRAFUERTE F.A. LTDA tiene las medidas técnicas, humanas y administrativas aceptadas, necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: CONTRAFUERTE F.A. LTDA está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

6. Uso y Finalidad de los Datos Personales

CONTRAFUERTE F.A. LTDA, ha tratado y manejado datos de sus clientes, proveedores y relacionados en el marco del giro natural de su gestión y objeto social como constructor específicamente para las siguientes finalidades:

1. Realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad del portafolio de servicios, a través de los diferentes medios utilizados en nuestra compañía tales como el envío de la información física y electrónica.
2. Facilitar al cliente información que le permita acceder a ofertas y promociones.
3. Informar sobre nuevos productos y/o servicios.
4. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados.
5. Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios.
6. Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.
7. Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
8. Fines administrativos.

7. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual CONTRAFUERTE F.A. LTDA sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa los siguientes derechos:

1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a CONTRAFUERTE F.A. LTDA, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.
3. Derecho a ser informado por CONTRAFUERTE F.A. LTDA previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que ha dado a los datos personales.
4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012.
5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que CONTRAFUERTE F.A. LTDA no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Para ejercer sus derechos podrán solicitarlo mediante comunicación escrita al correo electrónico contrafuertefaltda@gmail.com o comunicándose a los teléfonos en la ciudad de Villavicencio (8) 6848671.

8. Deberes de CONTRAFUERTE F.A. LTDA Respecto a los Titulares de los Datos

CONTRAFUERTE F.A. LTDA reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesaria para impedir su adulteración, perdidas, consulta, uso acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Casos en los Cuales no es Necesaria la Autorización

1. Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
4. En aquellos casos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

10. La Autorización

La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

11. Revocatoria de la Autorización

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá ser solicitada por el titular a través del correo electrónico contrafuertefaltda@gmail.com

12. A Quiénes se les Puede Entregar Información sin Autorización

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten.
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía.
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
• A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información.

13. Protección Datos Personales de Menores de Edad y Adolescentes

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CONTRAFUERTE F.A. LTDA asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice CONTRAFUERTE F.A. LTDA deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

14. Consultas y Solicitudes

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

14.1 Consultas

Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales podrá hacerlo a través del correo electrónico: contrafuertefaltda@gmail.com

Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.2 Reclamos o Solicitudes

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a CONTRAFUERTE F.A. LTDA por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política, dirigido a CONTRAFUERTE F.A. LTDA, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" y la naturaleza del mismo.

El solicitante recibirá una respuesta por parte de CONTRAFUERTE F.A. LTDA dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.